E-račun: pošiljanje prek UJP in obveznost za podjetja od 2028
Kdor je vrtcu, šoli ali občini kdaj poslal račun kot PDF v priponki, je ravnal narobe že od leta 2015. Proračunski uporabniki smejo sprejeti samo e-račun. S 1. januarjem 2028 bo isto pravilo veljalo tudi za račune, ki si jih izmenjujejo podjetja in samostojni podjetniki.
Za večino podjetij bo težji del prejemanje. Račune dobaviteljev boste morali znati sprejeti v XML, tudi če sami izdate le nekaj računov na leto.
Kazalo vsebine
PDF ni e-račun
E-račun je datoteka v strukturirani obliki XML, ki jo računovodski program prebere sam, brez prepisovanja. Slovenski standard je e-SLOG 2.0, UJP pa sprejema tudi UBL 2.1. Račun, ki ga napišete v Wordu in shranite kot PDF, je samo slika računa, četudi ga pošljete po elektronski pošti.
Vizualizacija, torej berljiva različica v PDF, je po novem zakonu obvezna samo, kadar je prejemnik potrošnik. Podjetju jo lahko priložite, ni pa nujna.
Kaj se zgodi 1. januarja 2028
Takrat se začne uporabljati Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED), ki ga je Državni zbor sprejel 23. oktobra 2025. Velja za vse enote Poslovnega registra Slovenije, torej za d.o.o., s.p. in društva, ter za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost, pa niso s.p.
Obveznost zajema blago in storitve, opravljene v Sloveniji. Papirni račun ostane dovoljen v dveh primerih: ko kupuje potrošnik in ko je kupec tuje podjetje. Davčne blagajne za gotovinske račune ostanejo, kot so. FURS tudi ne bo dobival dodatnih poročil o izmenjanih e-računih.
Za kršitve so po pregledu predloga, ki ga je pripravil PwC, predvidene globe od 100 do 6.000 evrov. Višina je odvisna od vrste prekrška in od tega, ali ga stori pravna oseba, s.p. ali odgovorna oseba.
Pošiljate račun vrtcu, šoli ali občini
Ta del velja že danes. Med proračunske uporabnike spadajo vrtci, šole, občine, krajevne skupnosti, zdravstveni domovi, bolnišnice, lekarne in ministrstva. Za vse je vstopna točka Uprava RS za javna plačila (UJP).
Pravne osebe lahko izbirajo med ponudnikom e-poti, portalom UJPeRačun in omrežjem PEPPOL. Fizične osebe imajo samo portal. Tega se morajo držati tudi posamezniki, ki šoli ali občini občasno kaj zaračunajo, recimo vodenje delavnice.
Prijava v portal UJPeRačun
Portal je na naslovu eracuni.ujp.gov.si. Na vstopni strani sta dva gumba za prijavo.
Lokalna prijava zahteva kvalificirano digitalno potrdilo enega od registriranih slovenskih izdajateljev: HALCOM-CA, REKONO ali SIGEN-CA. Potrdila AC NLB in POŠTA®CA lahko uporabljate le do poteka, novih ne izdajata več. Tuja potrdila UJP zavrne. Centralna prijava gre prek SI-PASS, kar je za večino ljudi preprostejša pot.
Pred prvim računom oddate spletno vlogo z gumbom Vloga za novega uporabnika. Vpišete davčno številko izdajatelja (zavezanci za DDV s predpono SI), svoje ime in e-naslov. Pri lokalni prijavi pride geslo na ta naslov, ob prvem vstopu ga morate zamenjati. V zavihku Nastavitve potem enkrat vnesete naziv, naslov, IBAN in nogo računa, da jih ne pišete vsakič znova.
Vnos računa korak za korakom
V zavihku Vnos e-računa izberete izdajatelja in kliknete Nov e-račun. Prejemnika poiščete po nazivu ali v seznamu po davčni številki in transakcijskem računu. Njegovih podatkov ne morete spreminjati.
Sledijo vrsta in številka dokumenta, datum izdaje, kraj, datum storitve, način plačila, zapadlost in sklic. Datum izdaje ne sme biti poznejši od dneva pošiljanja. Zneske in količine pri postavkah pišete z decimalno vejico. Pika, ki jo marsikdo vtipka iz navade, je napačna.
Ko kliknete Shrani, portal ustvari tri datoteke: ovojnico, e-račun v XML in PDF za ogled. Šele zdaj lahko dodate priloge, skupaj do 1 MB. Za večje datoteke je na voljo odložišče do 500 MB, kjer so priloge prejemniku dosegljive 30 dni. Na koncu kliknete Zaključi in v seznamu računov še Pošlji. Podpisa vam ni treba urejati, ker račun samodejno podpiše strežniško potrdilo UJP.
Primer: s.p. brez DDV izda račun vrtcu
Maja ima popoldanski s.p. in je v vrtcu vodila glasbeno delavnico za 350 evrov. Ni zavezanka za DDV, zato pri Izdajatelj je zavezanec za DDV izbere NE. Pri postavki nastavi stopnjo 0 % in davčno kodo O, storitve zunaj obsega sistema DDV. Portal v tem primeru zahteva davčno klavzulo v končnem tekstu, običajno: DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena ZDDV-1. Brez klavzule računa ne bo mogla poslati.
Kmetje, ki niso v sistemu DDV, imajo poseben okvirček za pavšalno nadomestilo 8 %. Portal ga prišteje samodejno.
Kaj pomenijo statusi
| Status | Kaj pomeni |
| Nepodpisan | Račun je shranjen, ni še zaključen |
| Podpisan | Zaključen, a ne poslan |
| Poslan | Na poti k prejemniku |
| Dostavljen | Prejemnik ga ima |
| Nedostavljen | Dostava ni uspela; klik na status pokaže razlog |
| Sprejet | Prejemnik je prejem še dodatno potrdil |
| Zavrnjen | Prejemnik ga je zavrnil; razlog, dan in uro vidite s klikom |
Če želite, vas portal o nedostavljenih in zavrnjenih računih obvesti po e-pošti. Nastavite to v zavihku Nastavitve.
Po dveh mesecih računa ni več
Na to opozarja tudi UJP sam, na vstopni strani portala. Portal ni arhiv. Dva meseca po vnosu računa ne vidite več, zato ga morate prej prenesti. V zavihku Izdani e-računi označite račune in kliknete Pripravi datoteko, da dobite ZIP. Za hrambo poskrbite sami, tako kot pri papirnih računih.
Prek portala lahko izdajatelj v enem koledarskem letu pošlje največ 100 e-računov. Števec v desnem zgornjem kotu obrazca kaže, koliko jih je že porabljenih. Kdor jih potrebuje več, mora na ponudnika e-poti ali PEPPOL. Tehnična podpora UJP je dosegljiva na podpora@ujp.gov.si in 05 33 86 304, od ponedeljka do petka med 8. in 15. uro.
Napake, zaradi katerih račun obstane
Navodila UJP smo prebrali od začetka do konca in izpisali mesta, kjer se ljudje najpogosteje ustavijo. Nobeno od njih ni zapleteno, a vsako vas lahko stane dan ali dva pri plačilu.
Najpogosteje se zatakne pri prejemniku. Nekatere ustanove imajo pod isto davčno številko več podračunov. Policija je tak primer: ko izberete Ministrstvo za notranje zadeve, portal odpre dodaten seznam policijskih uprav in morate izbrati pravo. Če račun pošljete na sedež, namesto na upravo, ki je storitev naročila, ga bodo verjetno zavrnili.
Včasih naročnik ni isti kot prejemnik. Recimo, da delo naroči občina, račun pa gre zavodu, ki ga je ustanovila. Takrat odstranite kljukico pri Naročnik – plačnik je enak prejemniku in vpišete še podatke naročnika, ki mora biti prav tako proračunski uporabnik.
Račun lahko vnesete z datumom izdaje v prihodnosti, poslati pa ga lahko šele tisti dan. Če ga pripravite vnaprej, si zapišite, kdaj ga morate poslati, saj je po vnosu na voljo le dva meseca, podpisati in poslati pa ga lahko najpozneje sedem dni pred tem rokom.
Pri lokalni prijavi vas portal 45 dni pred potekom digitalnega potrdila opozori na menjavo. Zamenjate ga lahko samo, dokler staro še velja. Ko poteče, morate oddati novo vlogo in dobite nov profil. Kdor se prijavlja prek SI-PASS, te težave nima.
Imate s.p. ali d.o.o. in pošiljate račune drugim podjetjem
Ta skupina mora ukrepati do konca leta 2027. Zakon dovoljuje štiri poti, navadna e-pošta med njimi ni.
| Način | Komu ustreza | Strošek |
| Ponudnik e-poti | Podjetjem, ki račune pišejo v računovodskem programu | Po ceniku ponudnika |
| Lasten sistem za neposredno izmenjavo | Večjim podjetjem z lastnim informacijskim sistemom | Lasten razvoj |
| Omrežje PEPPOL | Kdor posluje tudi s tujimi partnerji | Prek certificirane dostopne točke |
| miniBlagajna | Subjektom z manjšim obsegom poslovanja | Brezplačno |
Aplikacijo miniBlagajna že danes ponuja FURS za gotovinske račune in evidence DDV. Ministrstvo jo omenja kot brezplačno pot za male tudi pri e-računih. Uradnega podatka, do koliko računov na leto bo namenjena, ob pisanju nismo našli.
Kaj narediti do konca 2027
Začnite pri programu, v katerem pišete račune. Vprašajte ponudnika ali računovodski servis, ali program že zna izvoziti e-SLOG 2.0 in s katerim ponudnikom e-poti sodeluje. Večji programi to večinoma že imajo, pri manjših in pri ročno vodenih predlogah v Excelu pa boste morali poiskati drugo rešitev.
Prejemanje ljudje pogosto spregledajo. Zakon velja v obe smeri, zato vam bodo dobavitelji od 2028 pošiljali e-račune, ki jih morate sprejeti in shraniti. Če so računi doslej prihajali v poštni nabiralnik ali kot priponka, potrebujete prejemni naslov pri ponudniku e-poti ali dostop prek PEPPOL.
Shranjujete XML, PDF ne zadošča. Rok hrambe se ne spreminja, določajo ga davčni predpisi, isti kot za papirne račune. Kdaj morate oddati obračun, piše v vodniku o eDavkih.
Mala d.o.o., ki več računov prejme kot izda
Vzemimo arhitekturni biro s tremi zaposlenimi. Na mesec izda okoli 15 računov naročnikom, prejme pa jih približno 60: najemnina, elektrika, telefon, programske licence, papir, gorivo za službeni avto. Danes večina teh računov pride po e-pošti kot PDF, računovodkinja jih nato ročno prepiše.
Od 2028 bodo vsi slovenski dobavitelji te račune poslali kot e-račun. Biro bo moral imeti prejemni naslov, kamor jih dobavitelji pošljejo, sicer račun ne bo dostavljen. V zameno računovodkinji prepisovanja ne bo več treba, ker program podatke iz XML prebere sam.
Računi tujih ponudnikov, na primer za programsko opremo iz ZDA, bodo še naprej lahko prihajali kot PDF, ker za tuja podjetja obveznost ne velja.
E-naročilnica in e-dobavnica nista obvezni
Zakon ureja tudi druge elektronske dokumente: e-naročilnico, e-dobavnico, e-opomin in e-IOP, izpis odprtih postavk. Zanje določa standarde, uporabe pa ne zahteva. Podjetja se lahko zanje dogovorijo sama, na primer z velikim kupcem, ki že danes naroča elektronsko.
Ste potrošnik in vam pošiljajo e-račune
Za potrošnike se ne spremeni nič. Podjetja vam bodo račune še naprej izdajala na papirju, razen če se z njimi dogovorite za e-račun. Soglasje lahko kadar koli prekličete in zahtevate papir.
Če ste kdaj v spletni banki vklopili prejemanje računov za elektriko ali telefon, ste e-račun že uporabljali. Tak račun pride neposredno v banko, kjer ga plačate z enim klikom. Zakon to ureja kot prejem prek ponudnika storitev prejema e-računov.
E-račun lahko prejemate tudi po e-pošti ali v aplikaciji podjetja. Za potrošnike e-pošta ostane dovoljena tudi po letu 2028, podjetje pa mora računu priložiti berljivo različico, na primer PDF.
Kako daleč je e-račun drugod
Slovenija ni prva. Italija je obvezne e-račune med podjetji uvedla leta 2019, Srbija leta 2023. Letos so začele Hrvaška, Belgija, Poljska in Francija, pozneje sledijo Nemčija, Slovaška, Estonija, Latvija in Španija.
Najbolj poučna je soseda. Na Hrvaškem od 1. januarja 2026 podjetja v sistemu DDV e-račune izdajajo in prejemajo, mali zavezanci zunaj DDV pa jih zaenkrat samo prejemajo, izdajati jih bodo morali od leta 2027. Razlika je v nadzoru. Pri hrvaški Fiskalizaciji 2.0 podatke o vsakem e-računu davčni upravi pošljeta izdajatelj in prejemnik. Prejemnik mora to storiti najpozneje v petih delovnih dneh. Slovenski zakon takega poročanja ne predvideva. Za mala podjetja ima hrvaška davčna uprava brezplačno aplikacijo MIKROeRAČUN, podobno vlogo bo pri nas imela miniBlagajna.
Leta 2030 bo z evropsko direktivo ViDA e-račun obvezen še za čezmejne posle med zavezanci za DDV, skupaj s poročanjem davčnemu organu.
Pogosta vprašanja
Ali lahko podjetju po letu 2028 še pošljem PDF po e-pošti?
Ne. PDF po e-pošti ostane dovoljen samo, ko je prejemnik potrošnik.
Ali velja obveznost tudi za popoldanski s.p. in normirance?
Da. Zakon ne loči po velikosti ali načinu obdavčitve. Vsak s.p., ki izda račun drugemu podjetju v Sloveniji, ga bo moral izdati kot e-račun.
Koliko stane portal UJPeRačun?
Nič. UJP za uporabo portala ne zaračunava nadomestil, omejitev je le 100 računov na leto.
Ali moram tujemu podjetju izdati e-račun?
Po slovenskem zakonu ne. Pri poslovanju s tujimi podjetji ostane papirni ali PDF račun dovoljen, razen če partner sam zahteva drugače.
